株式会社チームクリエーションスタッフブログ

チーム創りと人材育成の株式会社チームクリエーションスタッフのブログです

その伝え方では、もったいないですよ

ここ東北はすでに秋の匂いがします。
今日も風が心地よくて、うっかり気を許すと眠くなっ…(略)気分がいいから仕事がはかどります。

 

さて。

みなさんの身の回りにも『なぜか誤解されやすい人』っていませんか?

相手を否定したり指摘したりするつもりなど全くないのになぜか反発を喰らいやすい。
一生懸命やっているのに「肝心な時に何もしてくれない」という評価をもらう。
冗談のつもりで言った言葉が本気に捉えられる。

自分と相手という関係で成り立つコミュニケーションには、どんな人でもロスが生まれることはありますよね。

それでも相手のためを思って言った言葉が違う意図に変わって伝わったり、問題解決のためと思って対処したことがタイミングを外すことが多いとなったら…これはもうコミュニケーションの方法に改善の余地があると考えたほうが良いのかもしれません。

「今月の収支、どんな感じ?」
「今月は申請通り〇〇でした。◆◆に想定外に支出がかさんで」
「来月からは抑えていこうか。そういえば例の件はどうなってる?」
「えっ?ちゃんと事前に申請してますよね?」

たとえばこれは、上司が部下に収支状況を確認する場面を想定した会話ですが、微妙にかみ合っていません。

上司は状況を確認し次の指示を出してこの話題を終わらせ、次の話題に移っています。でも部下の方は支出がかさんだことを申し訳なく思っている気持ちがあるからか、「来月は抑えて」という上司の言葉に反応し、防御の姿勢を取っています。次の話題に移ることができていません。

これが、

「今月の収支、どんな感じ?」
「今月は申請通り〇〇でした。◆◆に想定外に支出がかさんで」
「そうか、必要経費の申請上がっていたしね。来月は少し抑えられそう?」
「申し訳ありません。来月はしっかり締めていきます」
「大変だろうけどお願いね」
「はい、がんばります!」
「ところで、例の件はどうなってる?」

たとえばこんな流れだったらどうでしょうか?
この感じなら部下側もしっかり納得できた様子がうかがえませんか?

最初の会話の流れとの違いは、部下の話をしっかり受け止めたことを「表現しているかどうか」の違いです。

もちろん最初の会話だって、上司からしてみれば部下の話を受け止めている『つもり』でしょう。でも受け止めたことが部下に伝わっていません。上司の頭の中だけで完結し、省略されています。だから部下が反応したということです。

こうしたロスは本当にもったいないなぁと思います。
頭の回転が早く、スピードや効率を重視した「仕事ができる人」ほど、こうしたロスが起きやすい気もします。

 

会話はキャッチボールです。

頭ではわかっていて、少なくとも自分の頭の中ではキャッチボールが行われているつもりでも、投げられたボールをキャッチせずに直接打ち返していることが多いのかもしれません。

「取ってくれるはず」と思っている投げ手からすると、急にバットを出されて予想外にスピードの速い球を打ち返してこられれば防御せざるを得ませんからね。

誤解を生みやすかったり、対話の中で違和感を感じることが多いなら、文字通り「言葉をキャッチ」するという工程を踏んでいるかどうかを意識してみませんか?『相手の言葉を受け止めました』という頭の中での作業を、相手にもきちんと言葉にして伝えてあげてから、自分の発言をする。

こんなひと手間で、ロスはかなり減ってくるはずですよ。

 

(伊藤)